Planificare strategica in afaceri: cum iti construiesti directia

Ca antreprenor, poți să ajungi să muncești atât de mult în afacerea ta, încât să nu mai ai timp să te gândești la ea.

Dimineața începe cu niște mailuri la care trebuie să răspunzi. Apoi sună telefonul. 

Apare o problemă cu un client, cineva din echipă are nevoie de tine, un furnizor așteaptă un răspuns și, între toate acestea, mai ai și munca pe care numai tu o poți face.

Se termină ziua. Ai rezolvat multe. Ai fost ocupat. Poate chiar foarte productiv.

Dar când te-ai oprit ultima dată să te uiți la afacerea ta de puțin mai departe?

Să te gândești unde vrei să ajungi cu ea. 

Dacă lucrurile pe care le faci astăzi te duc într-adevăr acolo. Dacă proiectele pe care le accepți, oamenii pe care îi aduci în echipă și deciziile pe care le iei construiesc, încet, businessul pe care ți l-ai imaginat când ai pornit.

Aici începe, de fapt, conversația despre planificare strategica.

Știu că termenul poate suna foarte tehnic. Poate îți imaginezi două zile petrecute în fața unor exceluri, analizând cifre, obiective și tot ce n-a mers conform planului. 

Și e posibil ca numai gândul acesta să te facă să mai amâni puțin.

Tocmai de aceea am vrut să vorbesc despre planificare strategică împreună cu Florin Șomodi, business coach, cu o experiență de aproape două decenii în domeniul vânzărilor și în antreprenoriat. 

Pentru că perspectiva lui aduce împreună două părți ale unui business pe care uneori le privim separat: cifrele, sistemele și rezultatele, dar și oamenii care fac toate aceste rezultate posibile.

În articol vei descoperi cum îți clarifici viziunea și valorile, cum transformi ceea ce îți dorești pentru afacerea ta în obiective și acțiuni concrete, când are sens să faci planificare strategică și de ce procesul continuă mult după ce planul a fost pus pe hârtie. 

Vei vedea și cum lipsa unei direcții poate influența echipa și felul în care atragi oameni buni, dar și câteva exemple concrete de afaceri în care planificarea a dus la schimbări măsurabile.

Și, mai ales, sper să-ți dea un motiv bun să îți faci puțin loc în agendă ca să ieși din operațional și să te gândești, pur și simplu, la afacerea pe care vrei să o construiești.

Cine este Florin Șomodi și cum lucrează cu antreprenorii

Am ajuns la Florin Șomodi printr-un prieten care mi-a spus că l-a ajutat să-și transforme radical afacerea. 

Florin a ținut însă să facă de la început o nuanțare: munca a fost a antreprenorului, el a făcut ghidarea.

Și cred că tocmai de aici putem începe să înțelegem ce face.

Florin se descrie ca un ghid de vocație. 

De mai bine de zece ani lucrează cu antreprenori folosind instrumente de business coaching, dar și de facilitare atunci când discuția ajunge la echipe, management sau relația dintre asociați.

De multe ori, oamenii care ajung la el sunt antreprenori foarte muncitori, care și-au construit afacerea pornind de la o meserie pe care o fac bine și cu pasiune. 

Numai că, fiind atât de prinși în ceea ce fac zi de zi, pot pierde perspectiva de ansamblu asupra businessului.

Poate afacerea merge bine, dar simți că ceva te ține în loc și nu reușești să vezi ce. 

Sau succesul pare aproape și începi să te întrebi ce ar trebui să schimbi ca să ajungi acolo mai repede.

Aici intervine munca lui Florin: prin întrebări care îl ajută pe antreprenor să privească dincolo de preocupările imediate și să se gândească unde vrea, de fapt, să ajungă.

Pentru că poți accepta clienți, proiecte și colaborări doar ca să nu ratezi oportunitățile care apar. 

Dar, la un moment dat, merită să te întrebi: toate acestea mă duc spre succesul pe care mi-l doresc?

Iar acel succes poate arăta diferit pentru tine ca om, ca antreprenor și ca manager. 

De aici începe și perspectiva de ansamblu asupra planificării strategice a unei afaceri pe care o vom urmări mai departe în articol.

Cum se schimbă afacerea unui antreprenor care are claritate

Un antreprenor care știe unde vrea să ajungă cu businessul lui începe să vadă și ce îi poate aduce succesul pe termen mediu. 

Iar succesul poate însemna bani, liniște, dar și posibilitatea de a trăi anumite valori prin afacerea pe care o construiește.

Totul pornește de la imaginea pe care o ai despre viitorul tău. Dacă știi cum vrei să arate, vei ști mai bine și ce să ceri de la tine, de la angajați și de la colaboratori.

În lipsa acestei direcții, riști să-ți cauți reperele în ceea ce fac ceilalți: alții publică așa, unii fac podcasturi. Alții au coach în timp ce unii antreprenori merg la cursuri sau citesc anumite cărți.

Numai că reperele tale pornesc, în primul rând, din interior. 

Viziunea pe care o ai pentru afacere înglobează și valorile tale personale ca fondator. Iar oamenii pe care îi aduci aproape ajung, de multe ori, să fie aleși și în funcție de aceste valori.

Pe măsură ce echipa crește și începi să selectezi oameni mai ales pentru anumite competențe, valorile se pot dilua. 

Atunci pot apărea tensiuni și acel „noi nu facem lucrurile așa aici”.

De aceea, punctul de plecare poate fi foarte simplu: cum vrei să arate viața ta personală și profesională peste trei, cinci sau chiar zece ani?

Iar dacă îți este greu să găsești singur răspunsul, poți face exercițiul împreună cu echipa: unde mergem? 

Ce ne dorim de la această afacere? 

Ce ne-ar face fericiți? 

Ce înseamnă succesul pentru noi?

Pare simplu. Și tocmai această oprire pentru a reflecta la ce îți dorești cu adevărat poate fi greu de făcut.

Ai nevoie de o viziune clară pentru afacerea ta ca antreprenor?

Poate ai început afacerea fără să te gândești la o „viziune”. Erai bun în meseria ta, ai vrut să lucrezi pentru tine, să câștigi mai mult sau să ai libertatea de a-ți face singur programul. 

Și poate că, atunci când citești despre viziune în cărțile de business, ai impresia că ar trebui să-ți dorești ceva mult mai mare.

Dar și lucrurile pe care tocmai le-ai enumerat sunt pixeli din imaginea viitorului pe care îl ai deja în minte.

Poate pentru tine succesul înseamnă o echipă de patru-cinci oameni, să faceți lucruri care vă plac, să câștigați suficient cât să călătoriți, să învățați sau să aveți un anumit nivel de confort. 

Aceasta poate fi viziunea ta. Nu trebuie să cucerești 20 de țări sau să construiești o multinațională.

Important este să scoți această imagine din minte și să-i dai o formă. 

Poți să scrii, să desenezi sau să vorbești despre ea cu cineva în care ai încredere și lângă care simți că te poți exprima fără să fii judecat.

Uneori, dificultatea de a privi spre viitor vine și din propriile frici și convingeri. 

De exemplu, eu fac parte din generația care a crescut cu mesaje precum „Capul plecat sabia nu-l taie” și cu ideea că nu trebuie să ieși din rând.

 Astfel de experiențe ne pot influența inclusiv relația cu succesul.

Iar când afacerea crește și începi să conduci oameni, viziunea capătă încă un rol: le arată și lor spre ce viitor mergeți împreună. 

Dacă participă inclusiv la formularea ei, pot deveni mai implicați în transformarea acesteia în realitate.

Viziunea ta poate fi modestă sau ambițioasă. Important este să fie a ta și să descrie viitorul pe care chiar vrei să-l construiești.

Cum îți definești valorile în afaceri și cum le identifici în echipă

Valorile pot părea concepte abstracte atunci când le citești într-o carte: integritate, corectitudine, creativitate. 

În realitate, valorile tale se văd cel mai bine în alegerile pe care le faci, inclusiv în cele mici, de zi cu zi.

De multe ori, nici măcar nu ești conștient de ele până când apare un conflict sau o frustrare.

Să presupunem că integritatea este importantă pentru tine, iar un potențial client îți cere să promovezi un produs despre care știi că nu oferă ceea ce promite. 

Dacă accepți proiectul, este posibil să apară un disconfort tocmai pentru că decizia intră în conflict cu una dintre valorile tale.

Un reper simplu poate fi, așadar, felul în care te simți după o anumită alegere. Dacă rămâne o nemulțumire puternică față de propria decizie, merită să te întrebi ce anume din ceea ce contează pentru tine ai ignorat.

Desigur, nu orice compromis înseamnă că îți încalci valorile. 

Dacă pentru tine creativitatea este importantă, poți accepta un proiect care îți oferă mai puțină libertate creativă și să fii împăcat cu asta. 

Important este să descoperi cu ce poți trăi și unde apare, pentru tine, limita.

Același principiu te poate ajuta și atunci când îți alegi oamenii din echipă.

Într-un interviu, în loc să întrebi direct un candidat dacă este integru sau dacă apreciază creativitatea, îi poți prezenta situații concrete în care trebuie să facă o alegere. 

Întreabă-l cum ar reacționa și, mai ales, de ce. Răspunsurile îți pot arăta ce pune pe primul loc atunci când două lucruri importante intră în conflict.

Mai există însă și o parte care ține de tine. 

Cu cât știi mai clar ce vrei să construiești și îți trăiești valorile prin felul în care iei decizii, comunici și îți conduci afacerea, cu atât devine mai ușor să atragi oameni care se regăsesc în ele.

Motto-ul meu profesional este: „Crezi și creezi.” 

Când crezi cu adevărat în ceea ce construiești, acest lucru se vede în felul în care te poziționezi și, în timp, poate aduce lângă tine oamenii potriviți.

Ce rol au emoțiile în procesul de planificarea strategica

Când te gândești la o strategie in business, probabil îți vin mai întâi în minte cifre, obiective, tabele și decizii. 

Însă, în spatele lor există și o componentă emoțională, pentru că planificarea pornește de la viziunea ta și de la ceea ce îți dorești să construiești.

Viziunea îți poate da energie și motivație, iar planificarea te ajută să transformi acel viitor dorit într-un traseu concret. 

Există însă și riscul ca entuziasmul inițial să te facă să planifici prea optimist. 

Tocmai de aceea, uneori este utilă o perspectivă din exterior, care să te ajute să calibrezi ceea ce îți dorești cu ceea ce este realist.

Procesul poate avea un efect interesant și asupra echipei. 

Atunci când direcția devine clară, începi să vezi cum se raportează oamenii la ea. 

Unii pot descoperi că efortul necesar nu se potrivește cu ceea ce își doresc sau cu etapa lor de viață. 

Alții, poate mai puțin vizibili până atunci, pot începe să se implice, să livreze și chiar să energizeze întreaga echipă.

În același timp, viziunea poate și trebuie tradusă în cifre. 

Dacă succesul înseamnă pentru tine o anumită cifră de afaceri sau cotă de piață peste patru-cinci ani, poți face un proces de reverse engineering: pornești de la destinație și stabilești unde trebuie să fii peste doi ani, peste un an și apoi în fiecare trimestru.

De aici poți calcula concret de câți oameni ai nevoie, câte vânzări trebuie realizate, ce volum de servicii trebuie livrat sau la ce preț.

Obiectivele pot fi apoi împărțite în echipă, astfel încât fiecare om să știe ce are de făcut și cum contribuie la rezultatul comun. 

Devine mai ușor inclusiv să definești nivelul de break-even, ce înseamnă performanța și cum poate fi ea recompensată.

Așadar, emoția și cifrele nu se exclud în planificarea strategică. Viziunea îți arată unde vrei să ajungi, iar cifrele te ajută să construiești drumul până acolo.

Cum te ajută planificarea strategică să atragi și să păstrezi oameni buni 

Atunci când nu ai claritate asupra direcției în care vrei să duci afacerea, există riscul să pierzi oameni buni înainte chiar ca aceștia să intre în echipa ta. 

Pentru că, atunci când diferențele salariale dintre angajatori nu sunt foarte mari, un profesionist bun începe să se uite și la ceea ce poate deveni în organizația respectivă.

Poate să învețe? 

Are unde să crească? 

Va avea ocazia să lucreze la proiecte care îl provoacă și îi pun în valoare abilitățile? 

Poate să contribuie cu adevărat și să simtă că aparține echipei?

Dacă tu, ca antreprenor, nu știi încă unde vrei să ajungi cu businessul, îți va fi greu să-i arăți unui om bun ce loc ar putea avea în acel viitor. 

În schimb, o companie care are o direcție clară poate să-i ofere o perspectivă asupra propriului parcurs profesional.

Planificarea strategica te ajută să construiești și această perspectivă.

De exemplu, poți proiecta un rol pornind de la cum ar trebui să arate el atunci când afacerea ajunge la nivelul de dezvoltare pe care ți-l dorești. 

Definești responsabilitățile, rezultatele așteptate și competențele necesare. 

Omul poate intra inițial în rol la 30–50% din acest nivel, dar știe ce etape are de parcurs, ce trebuie să învețe și spre ce poate evolua.

Există însă și o responsabilitate care vine odată cu această promisiune. 

Ceea ce omul vede în timpul recrutării trebuie să găsească apoi și în organizație. 

Dacă îi prezinți oportunități de dezvoltare, proiecte interesante sau posibilitatea de a contribui, dar realitatea este diferită, în timp va apărea frustrarea.

Oamenii buni nu aleg un business doar pentru ceea ce le oferă astăzi. Uneori îl aleg și pentru cine le permite să devină mâine.

Ce înseamnă un proces de planificare strategică și când este momentul să îl faci

Planificarea strategică nu trebuie să înceapă neapărat în ianuarie sau odată cu un nou an. 

Momentul potrivit este atunci când simți că ai nevoie de mai multă claritate și direcție în business, indiferent că este martie, mijlocul verii sau finalul anului.

Procesul se desfășoară în patru-cinci etape, fiecare necesitând cel puțin două-trei ore.

Prima etapă este clarificarea viziunii pe termen mediu și lung și traducerea ei în cifre concrete. 

Urmează un reality check: dacă aceasta este imaginea succesului, ce te împiedică să fii deja acolo? Așa apare „inventarul obstacolelor”, adică toate lucrurile care nu funcționează suficient de bine, grupate apoi în problemele mari care trebuie rezolvate.

Abia după această analiză începe planificarea propriu-zisă. 

Stabilești direcțiile strategice în cele patru zone ale businessului, resurse umane, vânzări și marketing, finanțe și operațional, și proiectele care te pot apropia de viziunea stabilită.

Planul este construit pentru primul an, dar atenția se mută apoi asupra primelor 90 de zile: ce începi acum, cine este responsabil, ce trebuie să livreze și până când. 

Tot acum stabilești și ritmul întâlnirilor în care verifici progresul.

Un aspect important este să nu planifici peste capacitatea reală de implementare a echipei. 

Proiectele de dezvoltare a afacerii se adaugă activității curente, iar timpul rămâne același. De aceea, prioritizarea devine obligatorie.

Și poate cea mai importantă parte începe după planificare. 

Planul trebuie urmărit, ajustat și revizuit periodic, inclusiv anual dacă realitatea businessului se schimbă. 

Implementarea are nevoie de ghidare și consecvență, pentru că schimbarea obiceiurilor durează.

Planificarea îți arată drumul. Rezultatele apar din felul în care reușești să rămâi, împreună cu echipa, pe acel drum.

De ce merită ca antreprenorii sa faca planificare strategică

Discuția despre planificare strategică nu începe neapărat cu planuri pe doi, trei sau cinci ani.

Începe cu o întrebare mult mai personală: ce îți dorești, de fapt, ca om și ca profesionist?

Pe tine ca antreprenor întrebarea te poate duce înapoi la momentul în care ți-ai început afacerea. 

Poate că atunci nu aveai o viziune formulată în cuvinte și nici un plan strategic așezat pe hârtie, dar exista o imagine despre ceea ce voiai să construiești și o stare de entuziasm care te făcea să mergi înainte.

Între timp, apar problemele, responsabilitățile se înmulțesc, iar atenția se mută tot mai mult spre ceea ce trebuie rezolvat astăzi. 

Reconectarea cu motivul pentru care ai pornit poate deschide din nou perspectiva asupra viitorului.

Și mai am o întrebare, poate și mai incomodă: în timp ce ești antreprenor, manager, lider și omul care le face pe toate, mai ai timp să fii și om? 

Să trăiești și în afara afacerii așa cum îți dorești?

Dacă răspunsul este „nu”, poate că tocmai acesta este un motiv suficient să te oprești puțin. 

Există un principiu „slow down to speed up”: ieși pentru o vreme din șirul de urgențe și privește dacă felul în care funcționezi acum te mai poate duce acolo unde vrei. 

Pentru că, până la urmă, construiești un business pe termen lung, nu alergi dintr-un sprint în altul.

Aici intervine și rolul unui facilitator din exterior. 

Pentru că nu este prins emoțional în activitatea de zi cu zi a businessului, acesta poate pune întrebările care te fac să te oprești din ritmul obișnuit și să privești din nou imaginea de ansamblu: 

Unde ai vrut să ajungi? 

Unde ești acum? 

Ce sens mai are direcția în care mergi?

Aș compara acest rol cu un lift care circulă între „helicopter view” și realitatea de zi cu zi. 

Uneori ai nevoie să urci și să privești afacerea în ansamblu. Alteori trebuie să cobori în concret și să vezi ce ai de schimbat: sistemul de bonusare, indicatorii de performanță, colaboratorii sau anumite procese.

Entuziasmul și viziunea sunt apoi traduse în cifre și acțiuni concrete. 

Iar când dificultățile cotidiene îți mută din nou atenția, planificarea îți amintește unde ai decis că vrei să ajungi și care este următoarea mișcare care te apropie de acel loc.

De ce ai nevoie de timp pentru strategie, nu doar pentru execuție în business

Când ești antreprenor, o mare parte din zi poate fi ocupată de execuție. 

Răspunzi la mailuri și telefoane, rezolvi probleme, vorbești cu furnizori, livrezi pentru clienți și iei zeci de decizii. Iar printre toate acestea, timpul în care pur și simplu te oprești și gândești la businessul tău poate dispărea.

Tocmai acest spațiu îți oferă planificarea strategică. 

Pentru câteva ore, ieși din activitatea curentă, privești lucrurile în ansamblu, faci alegeri și iei decizii despre direcția în care vrei să mergi.

Dar o planificare făcută o dată pe an nu este suficientă.

Ai nevoie să transformi reflecția într-un obicei și să revii periodic la obiectivele tale. Poate săptămânal, lunar sau trimestrial. Să verifici unde ești, ce ai realizat, dacă mai mergi în direcția stabilită și dacă ritmul este unul realist.

Aici planificarea strategică se întâlnește cu cea operațională. Viziunea și direcțiile mari se traduc în indicatori de performanță, responsabilități, termene și activități care se repetă constant.

Iar schimbările importante nu apar întotdeauna printr-o singură decizie spectaculoasă. 

De cele mai multe ori, ele sunt rezultatul acumulării unor acțiuni mici, făcute consecvent.

Problema este că te obișnuiești repede cu progresul. 

Ceea ce în urmă cu șase luni părea o reușită importantă poate deveni astăzi ceva firesc. De aceea, merită să te uiți și înapoi și să observi cât s-a schimbat businessul tău.

Până la urmă, succesul nu trebuie să arate ca al altcuiva. 

Îl definești prin propria viziune, prin valorile tale și prin felul în care ai ales să construiești. Iar micile victorii, repetate zi după zi, sunt cele care te duc acolo.

Planificare strategică: exemple de dezvoltare a unei afaceri

Rezultatele planificării strategice nu înseamnă întotdeauna schimbări spectaculoase peste noapte. 

Uneori, cea mai mare victorie este să descoperi ce nu funcționează și unde merită să acționezi. Iar pentru asta ai nevoie de măsurători: dacă știi unde ești, poți urmări dacă te apropii sau nu de ceea ce ți-ai propus.

Într-o companie de producție din industria textilă, cu o cifră de afaceri sub 100.000 de euro, primul pas a fost măsurarea capacității reale de producție și corelarea ei cu obiectivele de marketing și vânzări. 

Analiza a arătat că exista încă suficientă capacitate de producție, dar și că site-ul de vânzare avea numeroase puncte în care clienții abandonau procesul de cumpărare. 

Identificarea și remedierea acestor probleme s-au tradus ulterior în mai multe vânzări.

Într-un business cu servicii premium din zona tehnicii dentare, rezultatul a fost dublarea vânzărilor de la un an la altul. 

Creșterea nu a venit neapărat prin mărirea echipei, ci printr-o alegere strategică: colaborarea cu medici foarte buni, care aveau aceleași standarde ridicate de calitate.

Iar într-o companie cu peste 20 de ani de activitate și vânzări de zeci de milioane de euro, problema era una operațională.

Sistemele existente nu ofereau o imagine corectă asupra stocurilor, ceea ce putea duce la promisiuni către clienți fără acoperire.

Una dintre schimbările importante a fost alegerea, împreună cu un consultant în digitalizare, a unui sistem prin care intrările, ieșirile și stocurile să poată fi gestionate corect.

Uneori, progresul poate începe chiar și cu o întâlnire de 20 de minute pe săptămână între coordonatorii departamentelor, în care vânzările, încasările, achizițiile sau resursele sunt privite împreună.

Toate aceste exemple au ceva în comun: înainte să faci mai multe lucruri, trebuie să afli unde merită să acționezi. Altfel, riști să fii foarte ocupat fără să fii neapărat și productiv.

Poate că mâine dimineață te întorci la mailuri, telefoane, clienți, echipă și la toate lucrurile care cer ceva de la tine. Așa arată, până la urmă, viața într-un business.

Dar sper ca după articolul acesta să-ți rămână și gândul că ai nevoie de timp în care să nu rezolvi nimic. 

Doar să te uiți la afacerea ta și să vezi încotro merge.

Și cred că aici mi-a plăcut cel mai mult perspectiva lui Florin. Planificarea strategică nu rămâne doar un plan frumos făcut, la care te uiți din nou peste un an. 

Se vede în business, în deciziile pe care le iei și chiar în lucrurile la care alegi să spui „nu” pentru că știi că te-ar duce în altă direcție.

‍

Dacă simți că ți-ar prinde bine să descoperi mai mult din felul în care lucrează Florin, îl găsești pe Facebook, LinkedIn, Instagram și pe site-ul lui. 

Poți să vezi acolo și cum lucrează cu antreprenorii și cu echipele lor.

Eu te las cu gândul cu care am început. Știu cât de ușor este să te prindă ziua de lucru și să treci de la un lucru la altul până se face seară. 

Însă, businessul tău are nevoie și de momentele în care te oprești din făcut și îți dai timp să te gândești unde vrei, de fapt, să ajungi cu el.

Știu că nu poți face asta în fiecare zi, dar merită să te oprești din când în când, cât să nu uiți, printre toate lucrurile de rezolvat, încotro ai pornit.

‍

Acest articol este inspirat din episodul 91 din podcastul Thinking Made Visible, pe care-l poți asculta în Youtube, Spotify sau Apple Podcasts.